- Google Workspace って聞いたことがあるけど何ができるの？
- 無料版 Google アカウントでいいんじゃないの？
- ExcelやWordが使えるMicrosoft 365と何が違うの？
Google Workspace が気になって検索しても、これらの疑問を解決できない人はたくさんいます。
僕は Google Workspace のプロフェッショナル資格を保有していて、仕事で多くのお客様に Google Workspace の導入支援をしていますが、Google Workspace は無料版GoogleアカウントともMicrosoft 365とも全く違うサービスです。
今回はそんな僕が Google Workspace で利用できるアプリや無料版 Googleアカウントとの違い、Microsoft 365との違いや導入方法まで全て解説します。
この記事を読めば Google Workspace を全く知らない人でも Google Workspace の基本的な情報から導入方法まで全て分かります。
Google Workspace が気になっている人はぜひ最後まで読んでください。
Google Workspace とは Google のグループウェア
Google Workspace とは、誰もが知っている Google が提供するグループウェアです。グループウェアとは組織のコミュニケーションや業務を円滑にするアプリやソフトのことで、他には Microsoft 365 が有名です。2020年10月までは G Suite （ジースイート）という名前だったので、ネットで検索するとそちらの名前で解説されているサイトもあります。
Google Workspace の最大の特徴は全てがweb上で完結する点で、ソフトをインストールする必要もなければ端末や場所を選ぶこともありません。
ネットさえ繋がっていれば、アカウントとパスワードだけで全ての機能を利用できます。また利用できるアプリも多く、業務に必要なアプリを Google Workspace だけで網羅することも可能です。
パソコンからもスマホからも同じデータにアクセスできるので、場所を選ばない働き方ができます。
Google Workspace で利用できるアプリ
Google Workspace では多くのアプリを利用できますが、どのアプリもシンプルな操作性で使い方を覚えるストレスを感じさせません。またアプリ間の連携も強く、使いこなせるようになると業務効率を非常に高めることができます。主要なアプリ一覧は以下の通りです。
表のとおり、Google Workspace にはコミュニケーションツールや資料作成、セキュリティ機能に至るまで仕事で使うアプリが一通り揃っています。これらのアプリは全てWEB上で利用できるため、別でアプリをインストールする必要もありません。
上記アプリの多くは無料版 Google アカウントでも利用できますが、管理コンソールと Google Vault、Cloud Search は Google Workspace でしか利用できません。
アカウントの追加や削除、各アプリの設定など Google Workspace 全体の設定を行なえます。アプリごとの設定を個人に任せる必要がなくなるので、従業員によるアプリの予期せぬ使い方を防いだり組織全体のセキュリティレベルを高めることができます。
参考記事：
Google Vault
組織で保存しているデータの検索や書き出しを行なえます。データの保存期間を無期限に設定することで、例え従業員がデータを消したりしても Vault から消したデータを検索して確認ができます。また情報漏洩や不祥事などで電子情報の開示が必要になった際にも Google Vault が有効です。
Cloud Search
組織の Google Workspace 全体からデータを検索できます。例えば「A社」のデータを知りたい場合、Cloud Search を使うとドライブ内の資料やメール、連絡先の情報などから「A社」が含まれるデータを見つけることができます。
Google Workspace の料金プラン
Google Workspace には中小企業向けのBusinessプランと、大企業向けのEnterpriseプランがあります。アカウント数が300を超える場合はEnterpriseプランしか選ぶことができませんが、Enterpriseプランの料金は公表されていないので、ここではBusiness プランのみ紹介します。各プランの料金と機能の違いは以下の通りです。
| 機能 | Business Starter | Business Standard | Business Plus |
|---|---|---|---|
| 月額料金 | ￥680/人 | ￥1,360/人 | ￥2,040/人 |
| ストレージ容量 | 30GB/人 | 2TB/人 組織で共有可能 | 5TB/人 組織で共有可能 |
| Gmail | 〇 | 〇 | 〇 |
| ドライブ | △ 共有ドライブ利用不可 | 〇 | 〇 |
| Meet | △ 録画不可 | 〇 | 〇 |
| カレンダー | 〇 | 〇 | 〇 |
| Chat | 〇 | 〇 | 〇 |
| スプレッドシート | 〇 | 〇 | 〇 |
| ドキュメント | 〇 | 〇 | 〇 |
| スライド | 〇 | 〇 | 〇 |
| Cloud Search | × | 〇 | 〇 |
| Vault | × | × | 〇 |
| ログ監視 | △ ドライブのログ監視不可 | 〇 | 〇 |
| エンドポイント管理 | △ 詳細な管理は不可 | △ 詳細な管理は不可 | 〇 |
Business Starter
月額680円/人のプランです。ストレージ容量は1人30GBで、メールやカレンダーなどの主要なアプリは全て利用できます。ただし組織でドライブを使う上で重要になる共有ドライブを使うことができなかったり、ストレージ容量を組織で共有できなかったりと使いづらさが目立ちます。
Business Standard
月額1,360円/人のプランです。Starterとの違いはストレージ容量と共有ドライブが使えることです。ストレージ容量は1人2TBで、この容量は組織で共有できます。例えば10アカウント契約したとすると、2TB×10=20TBを組織全体で利用することができます。また共有ドライブを使えることで、組織のデータが誰かのアカウントに依存することがなくなります。
Business Plus
月額2,040円/人のプランです。Standard との違いはストレージ容量と Vault が使えること、詳細なエンドポイント管理ができることです。ストレージ容量は1人5TBで組織内で共有できます。また組織内のデータをアカウントとは別領域に保存できる Vault の利用や、承認された端末からしかアカウントにログイン出来なくさせる等の詳細なエンドポイント管理が利用できます。
Google Workspace を販売している僕の経験上、従業員数が5名程の企業様を除いてStarterの契約はほぼありません。特にファイルのオーナーを個人に依存させない共有ドライブを使えないのは、組織でデータを共有する上で致命的な欠点になります。会社で導入したいセキュリティレベルを考えたうえで、Standard以上のプランをオススメします。
Google Workspace と無料版 Google アカウントの違い
ここまで紹介してきた Google Workspace は、月額で費用のかかる有料サービスです。しかし Google アカウントには皆さんご存じのように無料版も存在します。細かい違いはありますが、Google Workspace と無料版 Google アカウントの大きな違いは1つだけです。
管理コンソールを使えるかどうか
Google Workspace のほとんどの機能は無料版 Google アカウントでも使えますが、先ほど紹介した管理コンソールは Google Workspace でしか使えません。管理コンソールのおかげで組織のアカウントを管理したり、アプリの権限などを一括で設定することができます。逆に無料版 Google アカウントだと組織でアカウントを管理できませんし、アプリの設定も個人任せになってしまいます。
組織でデータや予定の共有をするのであれば、セキュリティ上組織内のアカウントは管理できていないといけません。
費用はかかりますが、組織で使うのであれば無料版 Google アカウントではなく Google Workspace を利用しましょう。
実際に、組織で無料版Googleアカウントを利用していたために、気づかないうちに退職者に会社情報を持ち出されてしまっていたという事例もあります。退職者が出る場合も、Google Workspace であればアカウントの停止や削除で対応可能です。
Google Workspace と Microsoft 365の違い
Google Workspace の他にもグループウェアは複数ありますが、比較対象になりやすいのは Microsoft 365です。この２つは他のグループウェアと違って、メールやストレージから表計算や文書作成まで、仕事に必要な機能が一通り揃っています。機能の比較は以下の通りです。
| 機能 | Google Workspace Businessプラン | Microsoft 365 一般法人プラン |
|---|---|---|
| プラン （月額） | ￥680/人 ￥1,360/人 ￥2,040/人 | ￥650/人 ￥1,360/人 ￥2,390/人 |
| メール | Gmail | Outlook |
| ドライブ | ドライブ | OneDrive |
| チャット | Chat | Teams |
| ビデオ会議 | Meet | Teams |
| 予定管理 | カレンダー | Outlookカレンダー |
| 文書作成 | ドキュメント | Word |
| 表計算 | スプレッドシート | Excel |
| 資料作成 | スライド | PowerPoint |
| フォーム作成 | Forms | Microsoft Forms |
表のとおり、Google Workspace と Microsoft 365は使える機能やプランには差がありません。同じように見える両者ですが、以下のような違いがあります。
フルクラウドかどうか
Google Workspace はフルクラウドで、ネットが繋がっていれば全ての機能を使えます。追加でアプリをインストールする必要はありません。同じように Microsoft 365もフルクラウドで使えますが、インストールして使うアプリ版と比べて機能が制限されているため、機能を100％使うためにはクラウドとインストールアプリを併用する必要があります。
全ての機能をWEB上で完結できる Google Workspace の方が、使いやすさの点で優れています。
機能の更新スピード
機能が更新されるスピードは Google Workspace の方が圧倒的に早いです。Google Workspace のアップデートブログを見ていただくと分かりますが、ほぼ毎日のように更新されています。僕もGoogle Workspace の導入を支援する立場として毎日アップデートブログは見ていますが、それでもついていけないほどに機能の追加や更新が早いです。対して Microsoft 365のアップデートサイトを見ると、月に数件のアップデート情報しかありません。
このように、Google Workspace の方が機能の追加や改善が早いです。
全ての機能がWEB上で完結しているGoogle Workspace は、たとえITが苦手な人でもストレスを感じずに利用できます。また本当に更新が早いので、知らないうちに自分の欲しかった機能が実装されていたなんて嬉しい出来事も起こったりします。最近ではスプレッドシートで簡単に工程管理表を作れるようになりました！
Google Workspace の導入には独自ドメインとDNSサーバーが必要
これほどまでに便利な Google Workspace ですが、必要なものは独自ドメインとDNSサーバーの2つだけです。
独自ドメイン
ドメインとはインターネット上の住所で、メールアドレスやHPに利用されています。メールアドレスだと@マーク以降の文字列で、例えば当ブログだとtomoyanoblog.comがドメインになります。この文字列を自分で決めて取得したドメインを独自ドメインといいます。逆に@gmail.comのような皆で共用しているドメインを共用ドメインと呼びます。Google Workspace では前者の独自ドメインが必要になります。ドメインの取得は安いと年1000円ほどで取得できます。
DNSサーバー
ドメインがどのメールサーバーやwebサーバーに紐づくかを設定しておくのがDNSサーバーです。例えば当ブログのドメインtomoyanoblog.comを検索画面に入力すると、DNSサーバーに設定されているエックスサーバーのwebサーバーにたどり着き当ブログが表示されます。このようにドメインに紐づいた様々な情報が設定されているのがDNSサーバーです。Google Workspaceを導入するには、独自ドメインと紐づいたDNSサーバーに Google Workspace を使う設定を入力する必要があります。
このように Google Workspace を導入するには独自ドメインとDNSサーバーが必要ですが、独自ドメインを持っていればDNSサーバーも持っていることが多いです。HPを持っていたり独自ドメインのメールアドレスを使っているならまず間違いなく持っています。
もし自分がDNSサーバーを持っているかわからない場合は、ドメイン業者に確認してみてください。必ず教えてくれます。
当ブログではドメインとDNSサーバーどちらもエックスサーバーを利用しています。どの会社からドメインを取得してもいいですが、管理が楽になるのでドメインとDNSサーバーは同じ会社で契約することをオススメします。
Google Workspace 導入の注意点
Google Workspace の導入を決める際に、1つ注意しなければいけないことがあります。それは Google Workspace を導入した際のメリットや運用方法を、事前に組織全体で共有しておく必要があるということです。
Google Workspace を導入するメリットの共有
Google Workspace は導入して終わりではなく、組織全体で様々な機能を使い倒してこそ真価を発揮します。
しかし多くの従業員にとって新しい仕組みを覚えることは大きなストレスになるので、せっかく Google Workspace を導入しても全く使われないということも起こり得ます。
その結果導入しただけで運用がされない、ただお金だけかかっているという残念な状況になってしまいます。
それを防ぐために、導入前に Google Workspace を導入するメリットや運用方法を組織全体に共有しておく必要があります。
特に Google Workspace を導入することで具体的にどのように仕事が変わるのか、従業員にどんなメリットがあるのかを伝えることが大切です。
そうすることで、導入した Google Workspace が全く運用されないというリスクを減らすことができます。
これは僕の力不足によるところも大きいのですが、Google Workspace を導入してもらったにも関わらず、こうした事前準備が不足していたせいで運用がうまくいっていないお客様もいます。このような事態を防ぐためにも、Google Workspace を導入するメリットや運用方法は事前に念入りに共有してください。
Google Workspace の始め方は5ステップ
最後にGoogle Workspace の始め方を案内します。手順は以下の5ステップです。
- 独自ドメインとDNSサーバーを契約する
- Google Workspace の紹介ページから無料試用をクリックする
- 組織名や利用するドメインなどの必要事項を入力する
- Google Workspace の利用規約に同意する
- 「 Google Workspace へようこそ」という件名のメールが届く
これだけでBusiness Standardプランの14日間の無料試用が開始できます。既に独自ドメインとDNSサーバーを持っている場合、手順通りに進めると10分もかかりません。
その後は管理コンソール画面の手順に従ってDNSサーバーの編集画面に行き、Google Workspace を使うための設定をして準備完了です。
Gmailを使えるようにしたりアカウント追加したり、Google Workspace の使い勝手を試すことができます。
なお無料試用中は10アカウントまでしか作成できません。また14日間の無料試用期間が終わっても、勝手に有料プランが契約されることはないので安心してください。
もしも使用感に問題がなければ、支払いページからプランと支払い方法を選択して有料プランに移行してください。
Gmailやカレンダーと違い、管理コンソールは Google Workspace を利用しないと設定項目を実際に確認したりできません。ネット上で使い方を調べるのもいいですが、まずは Google Workspace の無料試用を利用して管理コンソールを実際に触ってみるのをオススメします。
Google Workspace を活用して業務を効率化しよう
以上で Google Workspace の基本的な情報から導入方法までの紹介を終わります。
各項目の詳しい内容に関しては、随時別で記事を作成していきますので、そちらを読んでいただけると幸いです。
全ての操作がWEB上で完結している点やアプリの豊富さ、アカウントの管理機能など、Google Workspace は組織で使うには最適なグループウェアです。
まずは14日間の無料試用で各種アプリの操作感を試してみてください。
ぜひ Google Workspace を導入して最先端の働き方を実現させてください。
