- Google Vault って何ができるの？
- 使うためには何が必要なの？
- どんな人に必要な機能なの？
無料版 Google アカウントでは使えない Google Vault は解説されている記事も少なく、何ができるか分からないという人が多いです。
僕は Google Workspace の導入支援をしているので、お客様に Google Vault の解説をする機会がたくさんあります。
この記事ではその経験を基に Google Vault で何ができるかや必要性を解説します。
この記事を読めば Google Vault の重要性が分かります。
Google Vault について知りたい人はぜひ最後まで読んでください。
Google Workspace の無料相談フォームはこちら
Google Vault はデータ保持と電子情報開示のアプリ
Google Vault はデータ保持と電子情報開示を行えるアプリです。Google Workspace BusinessではPlusプランで利用可能です。
Google Workspace で行われた下記データの保存や検索、書き出しを行えます。
- Gmail
- Google カレンダー
- Google グループ
- Google チャット（履歴がオンの場合）
- Google Meet
- Google サイト
万が一組織で不祥事や情報漏洩が起こったとしても、Google Vault から関連するデータを探し出したり電子情報として開示したりできます。
このように、Google Vault で組織の非常時に備えられます。
従業員が退職前に Google ドライブ のデータを全て消したとしても、Google Vault には保存されたままです。必要なデータを確認し、必要であれば書き出しが可能です。
Google Vault でできること
データの保持ルールを設定
Google Vault で保存できるデータの保持ルールを設定します。
この設定を間違えるとデータが正しく保存されないため、Google Vault の運用で一番重要な機能です。
保持ルールにはデフォルトの保持ルールとカスタム保持ルールがあり、デフォルトの保持ルールでは対象のデータを無期限に保存するか、指定した期間だけ保存するかを決められます。
カスタム保持ルールでは特定の共有ドライブのデータだけ無期限に保存したり、特定の単語が含まれた Gmail データだけ無期限に保存したりと、細かいルールを決められます。
この設定を誤るとデータの保存が思った通りにされておらず、必要なデータの検索も書き出しもできないということになりかねません。社内でどのような保持ルールにするか話し合ったり、Google Vault に詳しい企業に設定方法を相談したりして、適切に設定してください。
確認したいデータを検索し、エクスポートする
アプリや組織、アカウント名、期間を指定して、確認したいデータを Google Vault から検索できます。
検索したデータはエクスポートできるので、電子情報開示が可能です。
エクスポートされたデータは15日間を過ぎると削除されます。
Google Vault で行われた操作を監査する
誰が保持ルールを編集したか、誰がデータを確認してエクスポートしたかなどの Google Vault で行われた操作を監査できます。
また検索や書き出しはできても保持ルールの編集はできないといった権限設定も可能です。
社内で監査担当を決めて、Google Vault の操作をする人を制限するのをオススメします。
Google Vault の必要性
組織の万が一の事態に備えられる
情報の漏洩や不祥事は、いつ起こるか分かりません。
Google Vault では事前に設定しておくだけで、そうした万が一の事態に備えることができます。
利用するのに必要なものは Google Workspace だけなので、導入の煩わしさもありません。
また「組織で扱うデータは全て Google Vault に保存してある」ことは、電子データを扱う上で対外的なアピールにも繋がります。
電子帳簿保存法に対応できる
Google Workspace が公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が審査する「電子取引ソフト法的要件認証」を取得したことで、2024年1月施行の電子帳簿保存法に対応できるようになりました。
電子帳簿保存法では「帳簿書類・電子データの保存期間は7年」と定められており、それをGoogle Vault で保持ルールを設定することで対応できます。
詳細は下記の Google Cloud ブログを参照してください。
公式ページ：Google Cloud、 Google Workspace の JIIMA 認証取得を完了
「電子取引ソフト法的要件認証」を取得してから、僕にも電子帳簿保存法に関する問い合わせが増えています。電子帳簿保存法に対応できることは、GoogleWorkspace を導入する大きな理由の1つになっています。
Google Vault の注意点
データの保存や検索、書き出しができて万が一に備えられる Google Vault ですが、下記のように利用には注意点があります。
データの復元機能はない
Google Vault はデータの検索、書き出しはできますが、データを復元する機能はありません。
復元するには書き出したデータを Google ドライブ にアップロードするか、削除して25日以内のデータなら管理コンソールから復元できます。
お客様に Google Vault を紹介すると、検索や書き出しができるので復元もできると勘違いされることがよくあります。Google Vault はデータの復元はできないので注意してください。
ログ監視のアプリではない
データの保存はされますが、操作のログは記録されていません。
データの作成や編集、閲覧、削除などの操作のログを確認できるのは管理コンソールです。
管理コンソールについては下記の記事を参考にしてください。
削除されたアカウントのデータは保持されない
アカウントを削除すると、そのアカウントに紐づいた Google Vault のデータも削除されます。
データの保持期間を無期限に設定していても同じです。
Google Vault が保持できるデータは削除されていないアカウントデータだけなので、削除したいアカウントが重要なデータを保持している場合は、削除ではなく一時停止で対応します。
Business Standard と Business Plus では、アーカイブユーザーライセンスという一時停止アカウント用のライセンスがあります。プランの料金より安いので、一時停止アカウントが増える場合はそちらの利用も検討してください。
Google Vault で万が一の事態に備えよう
以上で Google Vault の必要性やできることの紹介を終わります。
情報の漏洩や不祥事に備える Google Vault は、組織で Google Workspace を使う上で重要な機能です。
ぜひ Google Vault を活用して組織の万が一の事態に備えてください。
※当ブログでは Google Workspace に関する質問を受け付けております。「Google Workspace でこんなことできる？」「自社と同じ業種ではどんな活用事例がある？」など、なんでもご相談ください。
\Google Workspace 導入支援者が回答！/
