Goog カレンダー は Google アカウントがあれば利用できる、Google の予定管理アプリです。Goog アプリらしくシンプルな操作性で、予定の作成や共有も簡単にできます。
しかし Gmail や Google ドライブ は使っているのに、予定管理は他のアプリを使っているという人が多いです。
僕は仕事で Google Workspace の導入支援をしているので、日頃から Google カレンダー の良さや特徴をお客様に案内しています。
この記事ではその経験を基に、Google カレンダー について分かりやすく解説します。
この記事を読めば Google カレンダー の良さと Google カレンダー で業務がどのように効率化されるかが分かります。
Google カレンダー について知りたい方はぜひ最後まで読んでください。
※この記事では Google Workspace で使える Google カレンダー の機能を紹介します。一部無料版 Google アカウントでは使えない機能もあるのでご了承ください。
Google カレンダー とは Google の予定管理アプリ
Google カレンダー は Google の予定管理アプリです。
Google のアプリらしくシンプルな操作性で、予定の作成と共有、タスク管理、時間分析など、予定管理に必要な多くの機能を利用できます。
データはクラウドで管理されているので、アカウントとパスワードがあればどんな端末からでも同じ Google カレンダー にアクセス可能です。
また Gmail や Google ドライブ、Google Meet など、他の Google アプリと連携することでより予定管理を効率化できます。
僕がGoogle Workspaceの導入支援をさせていただくお客様の中には、Google カレンダー を使うためだけに Google Workspace を契約したという人もいます。特に予定管理をホワイトボードで行なっている企業は、Googカレンダーを導入することで働き方が大きく変わります。
Goog カレンダー の特徴13選
利用端末に制限がない
Google カレンダー はクラウドで作動するため、利用する端末に制限がありません。
PCでもスマホでもタブレットでも、アカウントとパスワードが同じであれば同じ Google カレンダー にアクセスできます。
事務所でパソコンから入力した予定を、外出先でスマホから確認できます。
予定の作成、共有が簡単
予定の作成や編集、削除が簡単に行えます。
予定を共有する場合は他の Google アプリと同じく共有相手のメールアドレスを入力するだけです。
予定を共有するときにはメール通知も送信でき、共有相手はそのメールから予定の参加・不参加を回答可能です。
他の人の予定の確認が簡単
検索ボックスから予定を確認したい人を検索することで、他の人の予定を簡単に確認できます。
頻繁に予定を確認したい人がいる場合は、その確認したい人を自分のカレンダーに登録も可能です。
人の区別は色で分けられます。
予定のオプションが豊富
タイトルや時間以外にも、以下のオプションを設定できます。
- Google マップ に連動した住所入力
- 終日予定の作成
- 繰り返し予定の作成
- 予定を自分以外に公開するか、公開しないか選択
- 利用する設備の予約
- Google Meet のリンクをワンクリックで作成
- 会議メモ用の Google ドキュメント をワンクリックで作成
- 添付するデータを Google ドライブ から選択
他の Google アプリと連携できるので、予定管理をより効率化できます。
複数のカレンダーを作成可能
デフォルトのカレンダー以外にも複数のカレンダーを作成できます。
例えば社内共有用やプライベート用など、用途に合わせた使い方が可能です。
また作成できるカレンダー数に上限はないので、作成数を気にする必要はありません。
一般公開設定で外部の人にも予定を共有可能
カレンダーの設定を一般公開にすることで、社外の人や Google アカウントを持っていない人と予定を共有できます。
会社の営業日用のカレンダーを作成し、そのカレンダーを一般公開してHPに貼るといった使い方も可能です。
管理コンソールで各種設定が可能
Google Workspace で利用できる管理コンソールで、以下の設定が可能です。
- 外部公開の制限
- 組織内のアカウントはオートコンプリートで検索可能にする
- 組織で予約できる設備の登録
- 組織内で作成される予定に自動で Google Meet のリンクも作成させる
- 予定のオーナー権限を他のユーザーに移行する
これらは一例で、他にも様々な設定項目があります。
なお管理コンソールは組織のアカウント管理やアプリ設定、セキュリティ設定を行なえるアプリです。
管理コンソールについて知りたい人は、以下の記事を参考にしてください。
予約スケジュールの作成
日時と時間枠を指定して、誰でも自由に予約を入れることができる予約ページを作成可能です。
予約が入ると自分の Google カレンダー に予定が作成される仕組みです。
また予約ページはリンク共有できるので、社内社外問わずに共有できます。
Google アカウントを持っていない人も予約をできるので、HPにリンクを貼っておけば簡易的な予約システムとして利用できます。
カレンダーごとに権限設定可能
カレンダーごとに共有して権限を付与できます。権限は以下の通りです。
- 予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）
- 予定の表示（すべての予定の詳細）
- 予定の変更
- 変更及び共有の管理権限
予定は共有したいけど内容は見せたくない、予定の共有も変更もしてほしいなど、カレンダーの用途に適した権限を設定できます。
設備予約で共有物の予約が可能
社用車や会議室、工具などの会社の共有物を設定することで、予定の作成時にそれらの共有物の利用予約ができます。
共有物には人数の上限も設定できるので、上限に達すると利用予約ができなくなります。
利用予約が入りすぎて時間になっても共有物に空きがないというトラブルも起こりません。
例えば社用車は営業部は利用予約できて、経理部は利用予約できないのように、共有物によっては特定の人しか利用予約ができない設定も可能です。
他の Google アプリとの連携
Google カレンダー は他の Google アプリと連携ができます。
- 予定から Google ドキュメント を会議メモとして添付
- 予定に Google Meet のリンクをワンクリックで作成。作成したリンクからMeetに参加できる
- 予定に添付する資料を Google ドライブ から選択
- Gmail の受信トレイで「Todoリストに追加」を押すことで、選択したメールへのリンク付きタスクを Google カレンダー に作成
- GAS（Google Apps Script）を活用してカレンダーの予定をスプレッドシートに反映させる、スプレッドシートのデータをカレンダーに反映させる
これらの連携で予定管理を効率化できます。
なお GAS（Google Apps Script）とは Googleが開発・提供しているプログラミング言語です。
Gmail、Google スプレッドシート、Google ドライブなどの Google Workspace の各サービスと連携して、様々な自動化や拡張機能を実現することができます。
時間の分析情報を利用可能
指定した期間でどんな予定にどれくらい時間を費やしたか、誰との予定に何時間費やしたかを確認できる時間の分析情報を利用できます。
週末や月末に確認することで、自分の仕事の無駄を見つけられます。
また管理者であれば組織全員の時間分析が可能です。
Outlookと連動可能
Outlookと連携できる Google Workspace Migration for Microsoft Outlook (GWMMO) とGoogle Workspace Sync for Microsoft Outlook（GWSMO）というソフトがあります。
これらを活用することでOutlookのメールやカレンダーを Google Workspace に移行したり、Google Workspace とデータを同期させたりできます。
もちろん Google Workspace を導入したら Google カレンダー の利用をオススメしますが、中にはOutlookを使い続けたい人がいたり、使い続けざるを得ない人がいたりします。その場合にこれらのソフトが役立ちます。
Google カレンダー を活用して予定管理を効率化しよう
以上で Google カレンダー の解説と特徴13選の紹介を終わります。
Google カレンダー はシンプルな操作で自分の予定も組織の予定も管理できる優れたアプリです。
また Gmail や Google ドライブ など、他の Google アプリと連携することでより予定管理を効率化できます。
ぜひ Google カレンダー を活用して組織での予定管理を効率化させてください。
