中小企業のグループウェアに Google Workspace がおススメな5つの理由を導入支援者が解説!

  • 現状よりもセキュリティレベルを高くしたい
  • 業務効率をさらに高めたい
  • 今使っているグループウェアやその他のITツールと連携させたい

グループウェアを検討している企業は、上記のような悩みを抱えて複数のグループウェアを比較検討します。

しかし中小企業の中にはもっと根本的な以下の悩みを抱えていることが多いです。

  • そもそもIT担当者がいない
  • 業務効率は改善したいが、改善方法が分からない
  • ITツールに費やすお金も検討する時間もない

僕は Google Workspace の導入支援者として、中小企業のお客様からの相談を受けたり、実際に Google Workspace の導入支援をしたりしてきました。

中には10名に満たない従業員数のお客様からご相談をいただき、導入のお手伝いをさせていただいたこともあります。

この記事ではその経験を基に、中小企業のグループウェアにGoogle Workspace がおススメな5つの理由を紹介します。

この記事を読めば中小企業が Google Workspace を導入するメリットが分かります。

中小企業でグループウェアの検討をしている人は、ぜひ最後まで読んでみてください。

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Google Workspace はクラウド型のグループウェア

Google Workspace はGoogle が提供する、全てがweb上で完結するクラウド型のグループウェアです。

Google スプレッドシートや Google ドキュメントの資料作成、Gmail のメールサービス、Google ドライブの大容量ストレージなど、業務に必要なツールは一通り揃っています。

またデータの保存や操作は全てクラウドで完結するので、端末を選ばずに利用できるのも利点です。

Google Workspace について詳しく知りたい人は、以下の記事を参考にしてください。

中小企業に Google Workspace がおススメな理由5選

Google Workspace を中小企業におススメする理由は以下の5点です。

  • 業務に必要なツールが一通り揃っている
  • 操作がシンプルで習得と教育のコストが低い
  • クラウド環境により業務が劇的に改善する
  • 各代理店が提供する支援サービスが豊富にある
  • 将来性がある

順番に解説します。

業務に必要なツールが一通り揃っている

先ほどお伝えしたように、Google Workspace にはGoogle スプレッドシートや Google ドキュメントの資料作成、Gmail のメールサービス、Google ドライブの大容量ストレージなど、業務に必要なツールが一通り揃っています。

コミュニケーションツールでLINEを使ったり、メールサーバーを別途契約して運用したりする必要がありません。

業務で使うツールを Google Workspace に統一することで、他のITツールを利用する金銭コストと運用コストを削減できます。

ともや
ともや

僕が対応したお客様の中には「無料トライアルに釣られて色んなITツールを試した結果、そのまま解約することなくなんとなく使い続け、結局活用できていないサービスを複数契約している」といったお客様もいらっしゃいました・・・。Google Workspace であればこのようなことが無くなります。

操作がシンプルで習得と教育のコストが低い

Google Workspace の良さの1つに、操作のシンプルさがあります。

マニュアルや公式サイトを見なくてもわかるほどにシンプルなので、機能を覚えたり使い方を社内で教育する負担が少ないです。

グループウェアは導入して終わりではなく、それを社内で正しく運用していく必要があります。

グループウェアの導入や運用にあまりコストをかけられない中小企業にとって、Google Workspace のシンプルさは大きなメリットになります。

ともや
ともや

シンプルな操作はお客様からも好評で、専任のIT担当者がいなくても運用できます。

クラウド環境により業務が劇的に改善する

Google Workspace は全てがクラウドで完結するので、これまでの業務が劇的に変わります

現状今後
メールにデータを添付して送信Google ドライブで共有するだけ
Excelの編集は1人ずつGoogle スプレッドシートで複数人で同時編集
予定共有はホワイトボード、予定の調整や確認は電話Google カレンダーで予定共有、確認や調整はチャットで完結
棚や机に保管された紙の書類大容量ストレージの Google ドライブに保管
事務所でしかメールの確認や資料作成ができない      現場でも事務所でも、あらゆる場所からあらゆる端末でアクセス可能
ともや
ともや

他にもパソコンで作業をしていると、パソコンが壊れた時のデータ消失リスクやパソコン入れ替え時の移行作業が発生します。Google Workspace はクラウドサービスなので、それらのリスクや手間がありません。

販売代理店による支援サービスが豊富にある

Google Workspace は販売代理店が多く各社様々な支援サービスを展開しているので、自社に適した支援サービスを受けることができます。

  • Google Workspace 導入時の初期設定支援
  • 管理者向け、ユーザー向けの Google Workspace 講習会の実施
  • IT担当者が不在な企業向けの管理者代行

コストを抑えて自社だけで導入や運用を進めることもできますが、専任のIT担当者がいないと難しいときもあります。

設定ミスや社内での活用促進がうまくいかないと、せっかく Google Workspace を導入したのに活用されていないという残念な状況になりかねません。

その場合は各代理店が展開している支援サービスに頼るのも1つの手です。

ともや
ともや

代理店の数も多く、各社で独自の支援サービスを提供していることもあります。まずは各代理店のHPでどんな支援サービスがあるのか調べてみるのをおススメします。

会社の成長に合わせて運用できる将来性がある

Google Workspace は業務に必要なツールが一通り揃っており、アカウント数の上限がないプランもあるので、企業規模が大きくなっても他のグループウェアに移行する必要がありません。

また他のグループウェアや各種ITツールと連携もできるので、今後 Google Workspace 以外のツールを導入した時も困りません。

Google Workspace は会社の成長に合わせて運用できる将来性があります。

ともや
ともや

人数の上限が決まっていたり、機能に不足があったりするグループウェアもあります。そうすると企業規模が大きくなった時に、「グループウェアの移行」という大きな問題に直面する場合もあります。Google Workspace ではそのような心配がありません。

理想は Google Workspace の普及率100%

小規模か大規模かを問わず、理想は全ての企業が Google Workspace を利用することです。

もしも全ての企業が Google Workspace を導入したら、データの共有やコミュニケーショが非常に簡単になります。

普及率100%はもちろん難しいですが、もし話をできるのであれば取引先や協力会社だけでも Google Workspace に統一してもらうことをおススメします。

ともや
ともや

仕事柄 Google Workspace を導入しているお客様とデータのやり取りやコミュニケーションを取る機会が多いですが、Google Workspace 同士だと仕事が非常にスムーズです。

中小企業は Google Workspace で業務の基盤を作ろう

以上で中小企業のグループウェアに Google Workspace をおススメする5つの理由の解説を終わります。

Google Workspace は業務に必要なITツールが一通り揃っているので、色々なITツールを契約する必要がありません。

操作もシンプルで直感的に理解できるので、導入後の負担も少ないです。

中小企業のITツールは Google Workspace だけでいいと言っても過言ではありません。

ぜひ中小企業の皆さんは Google Workspace を導入して、業務の基盤を作り上げてください。

※当ブログではGoogle Workspaceに関する質問を受け付けております。「Google Workspaceでこんなことできる?」「自社と同じ業種ではどんな活用事例がある?」など、なんでもご相談ください。

\Google Workspace 導入支援者が回答!/

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