【Google ドキュメント とは?】Wordとの違いや特徴を分かりやすく解説!

  • Google ドキュメント ってWordと同じでしょ?
  • わざわざ Google ドキュメント で文書を作成する必要あるの?
  • Wordとの互換性はあるの?

Google ドキュメント が Google のアプリとは知っていても、機能はWordと同じだと思っている人はたくさんいます。

僕は仕事で Google Workspace の導入支援をしているので、Google ドキュメント とWordの違いや、Google ドキュメント でできることを聞かれることはとても多いです。

この記事では Google ドキュメント とWordの違いや Google ドキュメント の特徴を、これまでお客様に説明してきた経験を踏まえて解説します。

この記事を読めばクラウド上で動く Google ドキュメント の良さが全て分かります。

Google ドキュメント について知りたい方はぜひ最後まで読んでください。

※この記事で説明するWordが指すのは、パソコンにインストールして利用する買い切り方のWordです。サブスクリプション型のWordではありません。

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Google ドキュメント は Google の文書作成ソフト

Google ドキュメントとは Google の文書作成ソフトです。文字の装飾や画像の挿入、スペルチェック機能など文書作成に必要な機能は一通り揃っています。

データは全てクラウドに保存されるので、他の Google アプリと同じく Google アカウントとパスワードがあれば端末を選ばずに同じデータにアクセスできます。

自動保存や同時編集などクラウド保存ならではの使いやすさが特徴です。

Googleドキュメントを立ち上げた画像
Google ドキュメントの画面

Google ドキュメント の特徴

文書の作成から保存まで全てがWEB上で完結する Google ドキュメント には、下記のように多くの特徴があります

共有可能

「共有」ボタンから作成したデータを簡単に共有できます。データをメールに添付して送信する必要はありません。

テンプレート

Google ドキュメント には空白のドキュメントの他に、提案書や履歴書を含む34種類のテンプレートが用意されています。

それらを活用することで文書を効率的に作成可能です。

Googleドキュメントのテンプレートの画像
テンプレートの画像

オフラインでも編集可能

文書の作成や保存はWEB上で完結しますが、Chrome ブラウザであればオフラインでも編集可能です。編集した箇所はオンライン時に自動で同期されます。

コメントや提案モードによるコミュニケーション

変更してほしい箇所や内容を確認したい箇所を、コメントや提案モードで原文を編集しないで残すことができます。確認したらチェックをするだけで画面上から消せるので、コメントが増えすぎて文書作成の邪魔になりません。

またコメント欄にメールアドレスを入力することで、コメントが追加されたことをメールで通知することができます。

ともや
ともや

「共有された資料に意見があるけど、勝手に編集する訳にはいかない」という状況はよく起こります。コメントや提案モードは原文を編集しないで意見だけ残せるので、そのような時に便利です。

Googleドキュメントのコメントの画像
Google ドキュメント のコメントのの表示画面

PDFやWord形式で出力可能

利用頻度の多いPDFやWordで出力が可能です。反対にPDFの文字を読み取って Google ドキュメント に変換したり、Wordを Google ドキュメント に変換したりもできます。

文書の概要が画面左に表示される

作成した文書のタイトルや見出しが、画面左に一覧で表示されます。それらをクリックすると選択した項目が書かれた位置まで移動できるので、文字の多い文書ではページをスクロールする手間がありません。

この一覧の各項目はそれぞれにURLが付与されるので、そのURLを共有することで確認してほしい箇所を直接共有できます。

Googleドキュメントの概要の画像

共同編集者とチャットをしたり、ビデオ会議を始めたりできる

画面上で共同編集者とチャットをしたり、Google Meet でビデオ会議を始めたりできます。チャットやビデオ会議のアプリをわざわざ立ち上げる必要がありません。

リアルタイムで意見の交換ができるので、文書作成のスピードが上がります。

ともや
ともや

「同時編集できるのはいいけど、その人と編集箇所のすり合わせもしたい」とお客様に相談されたことがあります。その際にこの機能を伝えてとても喜んでいただきました。

Googleドキュメントの画面上でチャットをする画像
Google ドキュメント の画面上で共同編集者とチャットができます。

スマートチップによる詳細情報の追加

Google ドキュメント ではスマートチップと呼ばれる詳細情報のリンクを挿入できます。挿入できる情報は下記の5種類です。

  • 日付
  • ユーザー
  • ファイル
  • カレンダーの予定
  • 場所
  • ストップウォッチ

例えばユーザーのスマートチップを挿入すると、そこにカーソルを合わせるだけでアカウント名やメールアドレスを表示できます。他にも勤務場所などのより詳細な情報を表示させたり、メール、チャット、ビデオ会議を始めることも可能です。

場所のスマートチップを挿入すると、Google マップ へのリンクが作成されます。

スマートチップのおかげで、ユーザーの情報を連絡先から確認したり、場所の住所を検索したりする手間がなくなります。

Googleドキュメントのスマートチップの画像
ユーザーのスマートチップにカーソルを合わせると、ユーザー情報が表示される

音声入力で文字起こし

キーボードで文字を入力しなくても、マイクから拾った音声を文字に起こすことができます。会議の議事録作成に利用できる他に、タイピングが遅い場合は音声入力の方が早く入力できることもあります。

ともや
ともや

この機能は日々ロープレや商談をする営業マンにオススメの機能です。自分のトークを音声入力で文字に起こすことで、自分のトークの改善点を視覚的に把握できます。

アクティビティダッシュボードによる閲覧履歴の確認

誰がいつファイルを閲覧したか、合計でどのくらいファイルが閲覧されたか、合計でどのくらいコメントがあるかを確認できます。

文書は作成して共有しても、読まれなければ意味がありません。アクティビティダッシュボードは作成した文書が読まれているかどうかを数値化できます。

Googleドキュメントのアクティビティダッシュボードの画像
アクティビティダッシュボードでは閲覧者や閲覧者のトレンドを確認できます。

なおこの機能は Google Workspace の機能です。無料版 Google アカウントでは利用できません。

Google Workspace の詳細は以下の記事で解説しています。

承認機能によるワークフロー

承認機能を使うことで、稟議申請や経費精算などのワークフローを実現できます。申請が承認されるまでドキュメントをロックできるので、申請後に勝手に内容を書き換えられることはありません。

ただし「複数人のうち誰か1人から承認を得られればOK」などの条件分岐は設定できません。

ともや
ともや

Google アプリにはワークフローのアプリはないので、ワークフローは紙や口頭で行っているケースは多いです。もしも複雑な条件分岐がないなら、それらのワークフローはこの承認機能で代替可能です。

アプリ間の連携

下記のように、Google ドキュメント は他の Google アプリと連携可能です。

  • Google カレンダー の予定に、会議メモ用の Google ドキュメント を作成
  • Google Keep に書いたメモ内容を、Google ドキュメント に変換
  • Google Meet の会議内容を、Google ドキュメント に文字起こし(英語のみ)
  • Google スプレッドシート のデータと連動したグラフを挿入

Google ドキュメント とWordの違い

Google ドキュメント とWordの違いは以下の通りです。ここでは Google ドキュメント のメリットだけではなくデメリットも紹介します。

自動保存

Google ドキュメント では新規作成したデータや編集内容は自動で保存されます。データを閉じる前に「保存」作業が必要ありません。

それらのデータは Google ドライブ に保存されるので、同じ Google アカウントでログインすれば同じデータにアクセスできます。

ともや
ともや

「今までExcelしか使ったことがない」人には、保存がいらないことに驚かれます。保存がいらないことで、保存のし忘れによるデータ消失も防げます。

共同編集

Google ドライブ に保存される Google ドキュメント は、複数人で閲覧や編集が可能です。会議の議事録や提案資料など、複数人で編集する文書の作成時間を短縮できます。

同時にアクセスしているアカウントは、画面右上に表示されます。

Googleドキュメントを共同編集している画像。

端末が自由

Google ドキュメント は Google アカウントにログインすれば利用出るので、端末を気にする必要がありません。同じ Google アカウントであれば、パソコンからでもスマホからでも同じデータにアクセスできます。

ともや
ともや

建設業のように現場でも事務所でも仕事をする業種では、端末が自由なことは非常に喜ばれます。Google Workspace を導入したことで、「今まで事務所のパソコンから作業していたことが現場でスマホからもできるようになりました。作業が効率化されました。」と言っていただけました。

変更履歴で版を戻せる

Google ドキュメント で編集された内容は、変更履歴から一覧で確認できます。その内容から選択したデータを復元したり、新しいデータとして作成したりできます。

Googleドキュメントの変更履歴の画面
変更履歴の一覧を表示したり、指定した版に戻すことができます。

縦書き不可

Google ドキュメント は縦書きができません。Wordで縦書きで作成したデータを Google ドライブ に保存すると、横書きの Google ドキュメント に変換されます。

ともや
ともや

縦書きができないことは、Google ドキュメント の大きなデメリットのひとつです。会社によっては縦書きで書かないといけないデータもあるので、その場合はWordなどの他の文書作成ソフトを使わなければなりません。

文字色の一括変換ができない

Google ドキュメント では検索した文字を他の文字に置換はできますが、検索した文字の色を一括で変更はできません。

Google ドキュメント を活用して文書の作成を効率化させよう

以上で Google ドキュメント の特徴とWordとの違いの説明を終わります。

Google ドキュメント はクラウド上で作動するため、端末にアプリをインストールするWordとは違った良さがあります。特に自動保存や共同編集は、それだけで文書作成の負担を軽減してくれます。

また Google アプリらしく他の Google アプリとの連携も豊富です。

ぜひ Google ドキュメント を活用して文書の作成を効率化してください。

※当ブログでは Google Workspace に関する質問を受け付けております。「Google Workspace でこんなことできる?」「自社と同じ業種ではどんな活用事例がある?」など、なんでもご相談ください。

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