日々の業務でタスク管理をしたいと感じる場面は多いですが、Google Workspace でどのようにタスク管理ができるのか把握している人は少ないです。
そのせいでせっかく Google Workspace を利用しているのに、タスク管理だけ別のタスク管理ツールを導入している人もいます。
僕は Google Workspace の導入支援者として、お客様に対してのみならず社内に対してもどのようにタスク管理ができるかを伝えてきました。
この記事ではその経験を基に、Google Workspace でタスク管理する方法6選を紹介します。
この記事を読めば Google Workspace でタスク管理を即実践できます。
Google Workspace でタスク管理したい人は、ぜひ最後まで読んでみてください。
Google Workspace のタスク管理方法6選
Google Workspace では以下の方法でタスク管理ができます。
- Google ToDo でタスク管理
- Google カレンダーでタスク管理
- Gmail でタスク管理
- Google チャットでタスク管理
- Google Keep でタスク管理
- Google スプレッドシートでタスク管理
順番に解説していきます。
Google ToDo でタスク管理
Google には Google ToDo というタスク管理アプリがあります。Gmail、Google カレンダー、Google チャット、Google ドライブのどれか一つを開くと、画面右側に表示されます。
タスクの名前や内容、日時、割り当てを設定でき、作成済みのタスクが一覧で確認できます。
チェックを入れると完了リストに移動するので自分の残タスクを一目で確認可能です。
この機能を単独で利用する機会は少ないです。この後紹介する各種アプリと連動させて利用します。
Google カレンダーでタスク管理
Google カレンダーでは一般的な予定だけではなく、タスクを作成できます。
完了を押すことでタスクに斜線が引かれるので、タスクが完了しているか未完了かを一目で判別できます。注意点は以下の2点です。
- 作成したタスクは Google カレンダー上で自分にだけ表示されており、誰かと共有はできない
- マイカレンダーの「ToDo リスト」にチェックを入れないと表示されない
2023年11月にタスクだけを全画面で一覧表示する機能が Google カレンダーに追加されました。
自分の残タスクを確認したりスター付きのタスクを確認したりできるので、タスク管理がこれまでより行ないやすいです。
この Google カレンダーのタスク管理は僕も毎日使っています。カレンダーの予定と同じようにタスクにも繰り返し設定ができるので、退勤前に必ず行う作業をタスクにして毎日繰り返す設定で運用中です。
Google カレンダーの詳細は以下の記事で解説しています。
Gmail でタスク管理
後から対応が必要なメールを開いて「ToDoリストに追加」を押すことで、そのメールへのリンク付きタスクを作成できます。
タスクを確認して対応が必要なメールを探す手間がかかりません。
追加されたタスクはToDoリストに追加されるので、日時を設定していれば Google カレンダーにも表示されます。
この機能を使うことで、対応期限の決まっているメールの対応漏れを無くせます。
Gmail の詳細は以下の記事で解説しています。
Google チャットのスペースでタスク管理
スペースの「タスク」からタスクを作成できます。
作成されたタスクはスペースのメンバーなら誰でも確認でき、タスクをメンバーに割り当てたりタスクをスペースのチャットに表示させることも可能です。
タスクは割り当てられた人の Google ToDo リストにも追加されるので、日時を設定していれば割り当てられた人の Google カレンダーにも表示されます。
もしもタスクをスペース全体に割り当てたい場合は、例えば「グループ全体｜A社様プレゼン準備」のように、グループ全体割り当てだと分かるようにタスク名を付けるのをおススメします。
Google チャットの詳細は以下の記事で解説しています。
Google Keep でタスク管理
Google Keep は Google のメモサービスです。
Google Keep で「チェックボックスを表示」を選択することで、タスク管理表を作成できます。
チェックを入れたタスクは「完了済みアイテム」としてリストの下に移動するので、タスクが完了しているのか未完了なのかを一目で確認できます。
Google Keep はメールアドレスを入力するだけで他の誰かと共有できるので、複数人でのタスク管理にも利用可能です。
Google Keep の詳細は以下の記事で解説しています。
Google スプレッドシートでタスク管理
タスク管理表をGoogleスプレッドシートで作成することで、様々な形式でタスク管理できます。
- データの入力規則や条件付き書式を活用して済みタスクに色をつける
- 担当者欄を設けて複数人にタスクを割り当てる
- 備考や緊急度、添付資料など必要な項目を追加可能
- GASや関数で自動化
- タスク管理表の共同作業、同時編集
作成する手間はありますが、自分に適したタスク管理をできるのが Google スプレッドシートの良さです。
サンプルとして、以下のタスク管理表をつくる手順を記載します。
- メイン項目の完了チェック、担当者、期限、タスク名、備考を1行目に入力
- 表示形式＞交互の背景色を設定
- A列にデータ＞データの入力規則＞チェックボックスからチェックボックスを挿入
- C列にデータ＞データの入力規則＞有効な日付を選択
- B2以降に表示形式＞条件付き書式でA列にチェックが入ったら斜線が引かれる関数（=$A2=true）を設定をする
前職ではタスク管理表にGASを組み込んで、A列にチェックが入るとそのタスクが「タスク完了シート」に移動するようにしていました。Google スプレッドシートのタスク管理はアナログですが、複数人で同時に閲覧・編集ができるので僕は大好きです。
Google スプレッドシートの詳細は以下の記事で解説しています。
Google Workspace は複数人でのタスク管理は苦手
ここまで Google Workspace のタスク管理方法6選を紹介してきましたが、Google Workspace はタスクを複数人に割り当てることはできません。
「グループアドレスにタスクを割り当てて、複数人でタスク管理したい」という需要もありますが、スプレッドシートでタスク管理表を作る場合を除いて、タスクは1人にしか割り当てられないようになっています。
タスク管理の責任は、最終的に誰か1人が負う必要がある
ただしそれがデメリットな訳ではありません。例えばチームで対応するタスクがあったとしても、タスクの進捗や完了の判断は誰か1人が責任を負う必要があります。
もしもタスクを複数人に割り当てると、自分以外の誰かがタスクを管理してくれるだろうという考えになり、最終的に期限内にタスクが終わらないことに繋がりかねません。
複数人にタスクを割り当てられないのは、タスクは最終的に1人が責任を負うべきだという考えが Google にあるように感じられます。
Google Workspace でタスク管理を効率化させよう
以上で Google Workspace でタスク管理をする方法6選の紹介を終わります。
Google Workspace では Google カレンダーやGmailなど、様々な方法でタスク管理できます。
他のタスク管理ツールを導入しなくても、Google Workspace だけでタスク管理が可能です。
ぜひこの記事で紹介した方法を活用して、効率的なタスク管理を実現してみてください。
