Google グループとは?活用方法3選と作成方法を導入支援者が解説!

Google Workspace にはメーリングリストや情報共有に使える Google グループがあります。

しかしメーリングリストとして使っているだけで、Google グループで他に何ができるのか理解している人は少ないです。。

僕は Google Workspace の導入支援者として、多くのお客様に Google グループの使い方を案内してきました。

この記事ではその経験を基に、Google グループの活用方法3選と作成方法を解説します。

この記事を読めば Google グループを最大限に活用できるようになります。

Google グループについて詳しく知りたい人は、ぜひ最後まで読んでください。

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Google グループとはメーリングリストや情報共有に使えるサービス

Google グループとはメーリングリストや情報共有に使えるサービスです。

Google グループを作成するときにグループ名やグループアドレス、所属メンバーを指定できるので、以下のように様々な使い方ができます。

  • info や contact などの問い合わせ対応
  • sales や accounting などの部署ごとに作成し、情報の共有を効率化
  • security や service-management などの Google Workspace の設定用

作成できるグループ数に上限もなく、グループの作成数に応じて料金がかかることもないので、料金を気にせず必要な数だけグループを作成可能です。

Google グループの活用方法3選

Google グループには大きく分けて3つの活用方法があります。

複数人で送受信できるメーリングリストとして活用する

Google グループはグループごとにメールアドレスを作成できるので、複数人で送受信できるメーリングリストとして活用できます。

メールを送る時にグループアドレスを指定すれば所属する全員にメールを送れるので、個別のアドレスを入力する手間が無くなります。

また部署のグループは社内とのメールに限定し、問い合わせ対応のグループは社外とメールをできるようにするなど、用途に応じた設定が可能です。

共同トレイでグループアドレス宛のメールを共同管理可能

Google グループの共同トレイを活用すると、グループアドレス宛のメールを所属メンバーの誰かに割り当てたり、対応済みのメールに完了マークを付けたりできます。

グループアドレス宛のメールへの対応漏れや、二重対応を防げます。

Google グループの共同トレイについて詳しく知りたい人は、以下の記事を参考にしてください。

予定やデータを複数人と共有するときに活用する

Google カレンダーの予定や Google ドライブのデータを共有するときにグループアドレスを指定することで、グループに所属する全員と一括で共有できます。

1人1人のアドレスを入力する必要がないので、共有を効率的に行なえます。

ともや
ともや

部署やプロジェクトなど、予定やデータを共有することが多い場面ごとにグループを作成しておくと便利です。もしも「共有はしてもいいけどグループアドレスでメール送信はさせたくない」という場合は、そのような設定も可能です。

Google Workspace の設定を複数人に適用するときに活用する

Google Workspace の各設定は組織だけではなく Google グループにも適用できるので、自社の Google Workspace 運用ルールに応じた柔軟な設定が可能になります。

  • 役職者グループには Google ドライブの外部共有を許可する
  • 研修生グループには Gmail を利用させない
  • アカウント管理グループにはアカウントの作成権限を付与する

なお組織と Google グループに相反する設定が適用されている場合、Google グループの設定が優先されます。

ともや
ともや

Google ドライブの外部共有について組織は外部共有不可、所属グループは外部共有可の設定がされている場合、グループに所属する人は Google ドライブの外部共有可能です。

Google グループの作成方法

Google グループの作成方法には管理者が管理コンソールから作成する方法とユーザーが Google グループから作成する方法の2種類があります。

一般的にはユーザーのグループ作成は制限して、管理者が管理コンソールからグループを作成することが多いです。

管理者が管理コンソールから作成する場合

管理コンソール>ディレクトリ>グループを選択し、グループを作成をクリックします。

グループの詳細を入力します。必須項目はグループ名グループのメールアドレスです。

項目を入力したら次へをクリックします。

作成するグループにセキュリティ設定を適用したり管理者ロールを付与したりする場合は、セキュリティにチェックを入れます。

アクセスタイプを確認します。もしもグループアドレス宛てのメールを外部からも受信したい場合は、投稿できるユーザー外部にチェックを入れます。

グループに自由に参加されたくない場合はグループに参加できるユーザー招待されたユーザーのみにします。次へをクリックします。

エディションによってはセキュリティ設定画面が表示されるので、グループを作成をクリックします。

グループが作成されます。特に操作が不要であれば完了をクリックします。

ユーザーが Google グループから作成する場合

Google アプリから Google グループを選択します。

グループを作成をクリックします。

グループを作成が表示されない場合は管理者がユーザーのグループ作成を制限しています。組織の Google Workspace 管理者に確認してください。

グループ名とグループメールを入力します。

必要に応じてグループの説明を入力し、次へをクリックします。

プライバシー設定を確認します。外部からメールを受信する場合は投稿できるユーザーウェブ上のすべてのユーザーを選択します。

次へをクリックします。

グループメンバーを追加して、グループを作成をクリックします。

作成者はグループのオーナーになるので、グループの削除やメンバーの追加などが可能です。

Google グループを活用して情報共有を促進しよう

以上で Google グループの活用方法3選と作成方法の解説を終わります。

Google グループはメーリングリストやデータの共有、各種設定の適用など複数の活用方法があります。

それらを活用することで円滑な情報共有が実現できます。

ぜひ Google グループを活用して情報共有を促進してください。

※当ブログではGoogle Workspaceに関する質問を受け付けております。「Google Workspaceでこんなことできる?」「自社と同じ業種ではどんな活用事例がある?」など、なんでもご相談ください。

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