【Google グループ】複数人でメール対応できる共同トレイの使い方を解説!

Google グループにはグループアドレス宛てのメールを複数人で対応できる共同トレイがあります。

しかし共同トレイがどのような機能か知っている人は少ないため、Google Workspace を契約しているにもかかわらず、別のメール対応サービスを契約している人もいます。

僕は Google Workspace の導入支援者として、Google グループの共同トレイをお客様に紹介しています。

この記事ではそんな僕の経験を基に、Google グループの共同トレイの使い方を解説します。

この記事を読めばグループアドレス宛のメール対応をより効率化できます。

グループアドレスに届いたメールを複数人で対応している人は、ぜひ最後まで読んでみてください。

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Google グループの共同トレイはグループアドレス宛のメールを複数人で対応できる機能

Google グループの共同トレイは、グループアドレス宛のメールを複数人で対応できる機能です。

グループアドレスに届いたメールをグループメンバーに割り当てたり、完了マークを付けたりできるので、メールの対応漏れや二重対応を防げます。

顧客からの問い合わせに複数人で対応している人には特に役立つ機能です。

ともや
ともや

Google Workspace を導入されているお客様で、メールを複数人で対応したいという要望は多いです。その際は Google グループの共同トレイを案内しています。

共同トレイの使い方

Google グループの共同トレイの使い方と各機能を解説します。各操作項目に必要な権限表は以下の通りです。

操作項目必要な権限
会話を引き受ける
会話を割り当てる、または割り当てを解除する
会話に完了のマークを付ける
メタデータを管理できるユーザー
会話に対応不要のマークを付ける
会話に重複のマークを付ける
コンテンツを管理できるユーザー

ここでは Google グループを作成した後の手順から解説します。

共同トレイを有効化する

共同トレイを使うために、Google グループの設定から共同トレイを有効化する必要があります。有効化するためにはグループのオーナーかマネージャーの権限が必要です。

有効化するグループを開き、グループ設定をクリックします。

追加の Google グループの機能を有効にするから共同トレイを選択します。

コンテンツを管理できるユーザーから、会話に対応不要や重複マークを付けられる権限を付与したいユーザーを選択します。

メタデータを管理できるユーザーから、会話の割り当てと完了マークを付ける権限を付与したいユーザーを選択します。

設定が終わったら変更を保存をクリックします。

会話を割り当てる

会話を開き、会話上部の他のユーザーに割り当てるをクリックします。右横の割り当てを解除を押すと、割り当てを解除できます。

割り当て先を入力して完了を押します。割り当て先に割り当てられた旨がメールで通知されます。

割り当てると会話一覧画面に割り当て者の名前が付きます。

会話に完了マークをつける

会話を開き、会話上部の完了マークを付けるをクリックします。再度クリックすると未完了に戻ります。

完了マークを付けると会話一覧画面に完了マークが付きます。

会話に対応不要マークをつける

会話を開き、会話上部の対応不要をクリックします。再度クリックすると解除できます。

対応不要にすると会話一覧画面に対応不要マークが付きます。

会話に重複のマークをつける

会話を開き、会話上部の重複のマークをつけるをクリックします。重複している会話のURLを入力して、重複のマークを付けるをクリックします。

重複のマークを付けると会話一覧画面に重複のマークが付きます。

重複のマークを付けた会話はロックされるので、返信や転送などの操作ができなくなります。

ロックを解除するには右上の会話をロック解除をクリックします。その後重複も解除したい場合は重複のマークを解除をクリックします。

なお会話のURLは、その他からリンクをコピーして取得できます。

共同トレイを活用するメリット

メールの対応漏れを防げる

グループアドレス宛てのメールを複数人で対応していると、誰もメールに対応しないでそのままになってしまうことがあります。

メールに誰が対応するのか割り当てられていないことが原因ですが、共同トレイなら会話を割り当てられるのでメールの対応漏れを防げます。

ともや
ともや

ただし複数人に割り当てることはできないので注意が必要です。

メールの二重対応を防げる

グループアドレス宛てのメールを複数人で対応していると、同じメールに複数人が返信してしまうことがあります。

どのメールが対応済みか判断できないことが原因ですが、共同トレイなら完了マークを付けられるのでメールの二重対応を防げます。

Google Workspace だけで完結できる

共同トレイは Google グループの機能なので、Google Workspace を契約していれば使えます。

複数人でメール対応をするために、別のサービスを契約する必要がありません。

ともや
ともや

Google Workspace を契約中なら、別のメール対応サービスを考える前に、まずは Google グループの共同トレイで対応できないか考えるのをオススメします。

共同トレイの注意点

便利な共同トレイですが、以下の注意点があります。

Gmail 画面では利用できない

共同トレイは Google グループの機能なので、Gmail 画面では利用できません。

割り当てや完了マークを付けたい場合は Google グループを開いて対応する必要があります。

ともや
ともや

お客様と話していると、共同トレイを Gmail 画面で使いたいと言われることが多いです。それが実現できたら Gmail の利便性がより上がるので、今後のアップデートに期待しています。

権限設定を考える必要がある

メタデータを管理できるユーザーとコンテンツを管理できるユーザーの範囲をどうするか、グループメンバーにオーナーやマネージャーの権限を与えるかどうかを考える必要があります。

これらの権限設定によって、共同トレイで誰がどんな操作をできるかが決まります。

完了と重複のマークを誤って付けてしまうと対応漏れにも繋がりかねないので、権限は慎重に設定が必要です。

Google グループの共同トレイを活用してチームのメール対応を効率化しよう

以上で Google グループの共同トレイの使い方解説を終わります。

共同トレイではグループアドレス宛のメールをグループメンバーに割り当てたり完了マークを付けたりできるので、対応漏れや二重対応を防げます。

顧客からの問い合わせに複数人で対応している人には特に役立つ機能です。

ぜひ Google グループの共同トレイを活用して、チームのメール対応を効率化してください。

※当ブログではGoogle Workspaceに関する質問を受け付けております。「Google Workspaceでこんなことできる?」「自社と同じ業種ではどんな活用事例がある?」など、なんでもご相談ください。

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