Google Workspace にはメーリングリストや情報共有に使える Google グループがあります。
しかしメーリングリストとして使っているだけで、Google グループで他に何ができるのか理解している人は少ないです。
僕は Google Workspace の導入支援者として、多くのお客様に Google グループの使い方を案内してきました。
この記事ではその経験を基に、Google グループの活用方法3選と作成方法を解説します。
この記事を読めば Google グループを最大限に活用できるようになります。
Google グループで社内の情報共有を効率化したい人は、ぜひ最後まで読んでください。
Google グループとはメーリングリストや情報共有に使えるサービス
Google グループとはメーリングリストや情報共有に使えるサービスです。
Google グループを作成するときにグループ名やグループアドレス、所属メンバーを指定できるので、以下のように様々な使い方ができます。
- info や contact などの問い合わせ対応
- sales や accounting などの部署ごとに作成し、情報の共有を効率化
- security や service-management などの Google Workspace の設定用
作成できるグループ数に上限もなく、グループの作成数に応じて料金がかかることもないので、料金を気にせず必要な数だけグループを作成可能です。
info や sales などのメールアドレスを利用するために、1ライセンス分のお金を払って共有アカウントを利用されているお客様もいらっしゃいます。メールを利用するだけであれば Google グループで十分なので、わざわざお金を払う必要はありません。
Google グループの活用方法3選
Google グループには大きく分けて3つの活用方法があります。
複数人で送受信できるメーリングリストとして活用する
Google グループはグループごとにメールアドレスを作成できるので、複数人で送受信できるメーリングリストとして活用できます。
メールを送る時にグループアドレスを指定すれば所属する全員にメールを送れるので、個別のアドレスを入力する手間が無くなります。
また部署のグループは社内とのメールに限定し、問い合わせ対応のグループは社外とメールをできるようにするなど、用途に応じた設定が可能です。
共同トレイでグループアドレス宛のメールを共同管理可能
Google グループの共同トレイを活用すると、グループアドレス宛のメールを所属メンバーの誰かに割り当てたり、対応済みのメールに完了マークを付けたりできます。
グループアドレス宛のメールへの対応漏れや、二重対応を防げます。
Google グループの共同トレイについて詳しく知りたい人は、以下の記事を参考にしてください。
予定やデータを複数人と共有するときに活用する
Google カレンダーの予定や Google ドライブのデータを共有するときにグループアドレスを指定することで、グループに所属する全員と一括で共有できます。
1人1人のアドレスを入力する必要がないので、共有を効率的に行なえます。
部署やプロジェクトなど、予定やデータを共有することが多い場面ごとにグループを作成しておくと便利です。もしも「共有はしてもいいけどグループアドレスでメール送信はさせたくない」という場合は、そのような設定も可能です。
Google Workspace の設定を複数人に適用するときに活用する
Google Workspace の各設定は組織だけではなく Google グループにも適用できるので、自社の Google Workspace 運用ルールに応じた柔軟な設定が可能になります。
- 役職者グループには Google ドライブの外部共有を許可する
- 研修生グループには Gmail を利用させない
- アカウント管理グループにはアカウントの作成権限を付与する
なお組織と Google グループに相反する設定が適用されている場合、Google グループの設定が優先されます。
Google ドライブの外部共有について組織は外部共有不可、所属グループは外部共有可の設定がされている場合、グループに所属する人は Google ドライブの外部共有可能です。
Google グループの作成方法
Google グループの作成方法には管理者が管理コンソールから作成する方法とユーザーが Google グループから作成する方法の2種類があります。
一般的にはユーザーのグループ作成は制限して、管理者が管理コンソールからグループを作成することが多いです。
管理者が管理コンソールから作成する場合
管理コンソール＞ディレクトリ＞グループを選択し、グループを作成をクリックします。
グループの詳細を入力します。必須項目はグループ名、グループのメールアドレスです。
項目を入力したら次へをクリックします。
作成するグループにセキュリティ設定を適用したり管理者ロールを付与したりする場合は、セキュリティにチェックを入れます。
アクセスタイプを確認します。もしもグループアドレス宛てのメールを外部からも受信したい場合は、投稿できるユーザーの外部にチェックを入れます。
グループに自由に参加されたくない場合はグループに参加できるユーザーを招待されたユーザーのみにします。次へをクリックします。
エディションによってはセキュリティ設定画面が表示されるので、グループを作成をクリックします。
グループが作成されます。特に操作が不要であれば完了をクリックします。
ユーザーが Google グループから作成する場合
Google アプリから Google グループを選択します。
グループを作成をクリックします。
グループを作成が表示されない場合は管理者がユーザーのグループ作成を制限しています。組織の Google Workspace 管理者に確認してください。
グループ名とグループメールを入力します。
必要に応じてグループの説明を入力し、次へをクリックします。
プライバシー設定を確認します。外部からメールを受信する場合は投稿できるユーザーでウェブ上のすべてのユーザーを選択します。
次へをクリックします。
グループメンバーを追加して、グループを作成をクリックします。
作成者はグループのオーナーになるので、グループの削除やメンバーの追加などが可能です。
Google グループを活用して情報共有を促進しよう
以上で Google グループの活用方法3選と作成方法の解説を終わります。
Google グループはメーリングリストやデータの共有、各種設定の適用など複数の活用方法があります。
それらを活用することで円滑な情報共有が実現できます。
ぜひ Google グループを活用して情報共有を促進してください。
