- Google フォーム って何ができるの？
- Google フォーム なんて聞いたことがない。
- アンケート作成機能って仕事で使う機会ないんじゃない？
- フォームの作成って難しそう。
Google アカウントを持っていれば誰でも使える Google フォーム ですが、上記のような疑問から使っている人は多くありません。
僕は仕事で Google Workspace の導入支援をしていますが、Gmail や Google ドライブ は使っていても Google フォーム は聞いたこともないというお客様が多いです。そんなお客様に Google フォーム を案内すると、「そんなことができるのか」と驚きや喜びの声をいただきます。
この記事では僕の経験を基に Google フォーム で何ができるかと活用事例の紹介をします。
この記事を読めば、今まで Google フォーム を知らなかった人でも自分の仕事が Google フォーム でどれだけ効率化できるかが分かります。
Google フォーム について知りたい人は最後まで読んでください。
Google フォーム とは Google のアンケート作成アプリ
Google フォーム とは Google のアンケート作成アプリです。ただのアンケートだけではなく、社内連絡用の入力フォームやHPに掲載する問い合わせフォームなども簡単に作成できます。
必要なものは Google アカウントのみで、作成したフォームは同じアカウントの Google ドライブ に自動で保存されます。
入力された内容も簡単に確認できるので、工夫次第でさまざまな使い方ができます。
Google フォーム の特徴
Google フォーム には Google アプリ ならではの特徴があります。
作成が簡単
Google フォーム の作成は非常に簡単で、タイトルと質問項目を入力するだけで完成します。作成したデータも Google ドライブ に自動で保存されるので、保存作業も必要ありません。
Google アカウントがあれば他に用意するものは何もありません。
先ほどのイベント出欠確認フォームは1分で作成できました。
質問項目が豊富
記述式やプルダウン、ラジオボタンなど質問項目が豊富です。他にも回答が半角数字じゃなければ送信させないといった制限を設けることもできます。
ファイルのアップロードも選べるので、領収書を添付させる経費申請書を作ることもできます。
Google アカウントを持っていない人も入力可能
入力するときに Google アカウントへのログインを必須にすることも、Google アカウントへのログインを不要にすることもできます。ログインを不要にすることで、ＨＰの問い合わせフォームや来店者アンケートなどの不特定多数の人に回答して欲しい場合にも利用できます。
ただし情報漏洩に繋がる可能性もあるので、フォームを入力できる人の設定は慎重に行う必要があります。
Google Workspace では組織の外部共有を制限できるので、セキュリティが気になる場合はGoogle Workspace の利用をオススメします。
入力内容を自動集計できる
フォームに入力された内容は自動で集計され、フォームの回答画面から確認できます。Google スプレッドシート と連携させると、フォームの回答を自動で Google スプレッドシート に集計することも可能です。
Google スプレッドシート に集計されたデータは、関数を使って自分の欲しいデータごとに抽出もできます。
お客様に Google フォーム の案内をすると、フォームの入力内容を Google スプレッドシート に自動で集計できることに驚かれます。
Google スプレッドシートの詳細は以下の記事で解説しています。
共同編集可能
Google フォーム は Google ドライブ に保存されているので、Google スプレッドシート などと同じく複数人で同時に編集ができます。
入力内容を入力者にメールで自動返信できる
フォームを入力した人が自分の内容を確認できるように、入力内容をメールで自動返信できます。回答の編集を許可する設定にしておけば、そのメールから内容の編集も可能です。
フォームに入力があると作成者に通知が届く
フォームに入力があるとフォームの作成者に通知を送る機能があるので、フォームに回答があるかどうかフォームを開いて確認する必要がありません。
端末を選ばずに作成＆入力可能
Google フォーム は作成も入力も全てWEB上で完結するので、端末を選ばずに利用できます。スマホで入力する場合にはスマホのサイズに自動で調整されるので、利用端末向けにデザインを調整する必要がありません。
入力画面もメールでリンクを送ったり、Chromeであれば右クリックで簡単にQRコードを作成できるので共有も簡単です。
QRコードを利用すると、広告チラシや営業ツールなどからフォームを入力してもらうこともできます。
17種類のテンプレートを利用できる
Google フォーム は質問項目を1から作成する空白のフォーム以外に、既に質問項目やデザインが設定されているテンプレートを利用できます。
テンプレートはお客様アンケートやイベント出欠確認など17種類あり、これらを利用することでフォームを作成する時間を短縮できます。
Google フォーム の活用事例
作成や入力が簡単で、入力内容の確認もできる Google フォーム はさまざまな使い方ができます。
勤怠管理
Google フォーム と Google スプレッドシート を連携させると、フォームが入力された日時がタイムスタンプとして入力されます。
このタイムスタンプを利用して Google スプレッドシート で実働時間を計算し、勤怠管理をすることができます。
日報管理
Google フォーム で日報管理をすることで、日報を入力する人はスマホでもパソコンでも場所を選ばずに入力でき、日報を確認する人は Google フォーム や Google スプレッドシート を見るだけでよくなります。
特に現場作業が多い建設業や営業社員がいる会社では、事務所に戻って日報を書いていることが多いです。Google フォーム であればスマホからも入力できるので、日報を書くために事務所に戻る必要がなくなります。
建設業では作業員が自社の社員じゃないこともありますが、Googleフォームなら誰でも入力できる設定にできるので、そのような場合でも入力してもらうことができます。日報管理は Google フォーム の活用事例でも特に喜ばれるオススメの使い方です。
ホームページの問い合わせフォーム
ホームページの問い合わせフォームを Google フォーム にすることで、問い合わせの集計を自動化したり問い合わせが来たらメールで通知を送ったりできます。
集計したデータを Google スプレッドシート のQUERY関数で任意のデータごとに抽出することで、どんな地域や業種からの問い合わせが多いかなどの分析もできます。
経費申請
質問項目でファイルのアップロードを選択できるので、領収書を添付できる経費申請書を作ることができます。添付された領収書は、フォームの作成者の Google ドライブ に自動で保存されます。
経費申請の為に紙の領収書を保管しておく必要がなくなるので、申請する人も申請を管理する人も経費申請の手間が減ります。
入園調査書
保育園や幼稚園では、園児の情報を知るために入園調査書を保護者に書いてもらいます。その入園調査書を Google フォーム にすれば、書いてもらった入園調査書をファイリングしたり保護者に郵送してもらったりする必要がなくなります。
これは僕が Google Workspace の導入を支援させていただいたお客様の事例です。そのお客様では集計した入園調査書のデータを Google スプレッドシート でさらに抽出し、生年月日を基にクラス分けも自動化しています。
Google フォーム を活用して業務を効率化しよう
以上で Google フォーム で何ができるかと活用事例の紹介を終わります。
Google フォーム はただのアンケート作成アプリではなく、工夫次第でさまざまな使い方ができます。特に日報管理や経費申請などの紙で行なっている業務は、Google フォーム で紙の削減と業務効率化を同時に実現できることが多いです。
ぜひ Google フォーム を活用して業務を効率化してください。
