顧客への見積書の送付や月次報告など、似たような内容のメールを何度も送ることは良くあります。
しかしそのたびに同じ内容を入力するのは手間と時間がかかります。
僕は Google 認定資格保有者として Gmail の使い方を熟知しており、今回紹介するテンプレート機能を愛用しています
この記事ではそんな僕がGmail でテンプレートを作成する方法を解説します。
この記事を読めばメールの作成時間を大幅に短縮できます。
Gmail で同じ内容のメールを何度も送っている人はぜひ最後まで読んでみてください。
Gmail でテンプレートを作成する方法
Gmail でテンプレートを作成する手順は以下の通りです。
テンプレートを有効にする
テンプレートを利用する前に、テンプレートを有効にする必要があります。
Gmail 画面右上の歯車マークを選択して、すべての設定を表示をクリックします。
詳細を選択し、テンプレートを有効にします。忘れずに変更を保存をクリックします。
以上の設定をすることで、Gmail でテンプレートを利用できるようになります。
僕も初めてテンプレートを使おうとした際に、有効化しないといけないことを知らなかったせいで混乱しました・・・
テンプレートにしたいメール本文を入力する
次はテンプレートにしたいメールの本文を入力します。
入力する方法は新規メールを作成するのと同じ手順です。
テンプレートにする文にはリンクを含めることも可能です。
テンプレートを作成する
入力した本文をテンプレートとして保存します。
その他のオプションからテンプレート→下書きをテンプレートとして保存→新しいテンプレートとして保存をクリックします。
新しいテンプレート名の入力を求められるので入力して保存をクリックします。
ここで入力する内容が、テンプレートを使うときの件名になります。
テンプレートを利用する
作成したテンプレートを利用するときは、その他のオプションからテンプレートを開き、テンプレートの挿入から保存してあるテンプレートをクリックします。
選択したテンプレートが挿入されます。
変更する箇所があれば変更をし、宛先を入力したらメールを送信できます。
テンプレートを編集する
テンプレートを編集する場合、テンプレートを上書きする必要があります。
編集したいテンプレートを上記手順で立ち上げた後、内容を編集してその他のオプションからテンプレート→下書きをテンプレートとして保存→編集したいテンプレートを選択します。
保存済みのテンプレートを上書きしますか？と表示されるので、保存をクリックします。
テンプレート利用時の注意点
上記のように便利なGmail のテンプレートですが、以下の注意点があります
署名をテンプレートに含めると署名が二重になる
テンプレートを保存する際に署名も一緒に保存すると、テンプレート利用時に署名が二重になってしまいます。
署名が二重になってしまうことを防ぐために、テンプレート保存時には署名を削除するのをオススメします。
テンプレートを使い始めたとき、しばらく署名が二重になっていたことに気づかずお客様にメールを送ってしまっていました・・・この経験からテンプレートを案内するときには、テンプレート保存時に署名を消すように案内しています。
宛先はテンプレートに保存できない
テンプレートに保存できるのはメール本文と件名のみで、宛先は保存できません。
テンプレートを利用する際は宛先の入力を忘れないようにしてください。
個人的には宛先まで保存出来たら完璧なのにな～と思います・・・
モバイルアプリでは利用できない
テンプレートはウェブ版の Gmail 専用の機能なので、モバイルアプリでは利用できません。
Gmail はスマホで使用されることが多いですが、スマホからではテンプレートを利用できないので注意が必要です。
Gmail のテンプレートを活用してメールの作成時間を短縮させよう
以上で Gmail でテンプレートを作成する方法の紹介を終わります。
日々の業務の中で、メールを作成する時間は非常に多いです。
その時間を短縮できれば業務全体の効率を高められます。
ぜひ Gmail のテンプレートを活用して、メールの作成時間を短縮させてみてください。
