【知ってた?】Gmail でパスコードや有効期限を設定できる情報保護モードを解説!

  • メールのセキュリティを高めたい
  • メール送信時にわざわざパスワードを設定するサービスを契約している
  • Gmail でパスコードや有効期限を設定できないの?

仕事をする上でメールは欠かせないので、このような悩みを持っている人はたくさんいます。

Gmail には情報保護モードというこれらの悩みを解決できる機能がありますが、多くの人はその存在を知りません。

僕は Google Workspace の導入支援者として Gmail の使い方に熟知しているので、情報保護モードの使い方や使用時の注意点を把握しています。

この記事ではそんな僕が Gmail でパスコードや有効期限を設定できる情報保護モードを解説します。

この記事を読めば Gmail 送信時セキュリティを高める方法が分かります。

Gmail の情報保護モードについて知りたい人はぜひ最後まで読んでみてください。

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情報保護モードはメールにパスワードや有効期限を設定できる

情報保護モードは Gmail 送信時にパスコードや有効期限を設定できる機能です。受信者は受け取ったメールを転送、コピー、印刷、ダウンロードできません。

送信時に特別な設定も必要ないので、機密情報を Gmail で送る際に気軽に利用できます。

また Google Workspace の全てのプランで利用できるので、情報保護モードのために余分な費用をかける必要もありません。

ともや
ともや

メール送信時のセキュリティを高めるために、わざわざ別のサービスを契約しているお客様は多いです。Gmail なら基本機能として情報保護モードを利用できます。

情報保護モードの使い方

組織で情報保護モードをオフにされていると利用できない

残念ながら組織の設定でオフにされていると情報保護モードを利用できません。

利用したい人は組織の Google Workspace の管理者に連絡する必要があります。

管理者の人は管理コンソール>アプリ>Google Workspace>Gmail の設定>ユーザー設定から情報保護モードをオンにしてください。

情報保護モードでメールを送信する

ここからは情報保護モードでメールを送信する方法を解説します。

送信するメールを作成したら、メール下部の錠前マークをクリックします。

有効期限とパスコードの有無を設定する画面が表示されます。

有効期限は1日、1週間、1か月、3ヵ月、5年から選択できます。

ともや
ともや

個人的には、有効期限はもう少し自由に選択出来たらいいのになと思います。

パスコードを設定しない場合

パスコードを設定しない場合、SMSパスコードを使用しないを選択します。

内容を確認して保存をクリックします。

情報保護モードが設定されると、メール下部にメッセージの有効期限が表示されます。

有効期限を変更したい場合は編集をクリックします。問題がなければメールを送信します。

受信者にはメールの有効期限と転送、コピー、印刷、ダウンロードができない旨が表示されます。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: image-22.png

パスコードを設定する場合

パスコードを設定する場合、SMSパスコードを選択します。

内容を確認して保存をクリックします。

パスコードを設定しない場合と同じで、情報保護モードが設定されるとメール下部にメッセージの有効期限が表示されます。

有効期限を変更したい場合は編集をクリックします。問題がなければメールを送信します。

電話番号の確認画面が表示されます。この画面で受信者の電話番号を入力することで、受信者がメールを開く際に入力した電話番号にSMSパスコードを送信します。

入力したら送信をクリックします。

ともや
ともや

自分の電話番号を入力しないように注意してください。

受信者にはメールを開く際に本人確認が必要な旨が表示されます。

パスコードを送信をクリックします。

ともや
ともや

情報保護モードのメールを受信すると驚く可能性があるので、事前に情報保護モードで送ることを伝えてあげると親切です。

メール送信時に設定した電話番号宛にパスコードが届きます。

そのパスコードを入力して送信をクリックします。

パスコードを正しく入力するとメールを開けます。

送信したメールのアクセス権を取り消す

情報保護モードで送信したメールは送信者がアクセス権を自由に取り消せます。

送信したメールのその他をクリックし、アクセス権を取り消すを選択します。

アクセス権を取り消すと、メールの受信者にはメールの有効期限が切れている旨が表示されます。

本文を読もうとしても読むことができません。

ともや
ともや

アクセス権の取り消しはほぼリアルタイムで実行されます。

情報保護モードの注意点

パスコードを設定する場合、送信相手全員の電話番号を知っている必要がある

情報保護モードでパスコードを設定する場合、送信相手全員の電話番号を知っている必要があります。

メールを送る場合、Toに複数の宛先を追加したりccを追加したりすることはよくあるので、宛先が増えるほど手間が増えてしまいます。

またそもそも送信相手の電話番号を知らない場合はパスコードを設定できません。

ともや
ともや

情報保護モードでパスコードを設定してメールを送る場合は、複数人ではなく特定の1人に送ることをオススメします。

任意のパスコードやパスワードを設定できない

情報保護モードでは送信者が任意のパスコードやパスワードを設定できません。

Google に発行される6桁の簡易的なパスコードのみ設定できます。

メールの流出を完全に防げるわけではない

情報保護モードはメール送信時の情報漏洩に効果的ですが、情報漏洩を完全に防げるわけではありません。

有効期限の設定やパスコードの設定、転送、ダウンロードは防止できますが、そもそもメール画面をスクリーンショットやカメラで撮れば内容を流出できてしまいます。

情報保護モードはあくまで意図しないメールの情報漏洩を防ぐ機能として利用してください。

情報保護モードを活用して Gmail のセキュリティを高めよう

以上で Gmail でパスコードや有効期限を設定できる情報保護モードの解説を終わります。

業務をする上でメール送信時の情報漏洩リスクとは隣り合わせです。

情報保護モードはそんなメール送信時の情報漏洩リスクを軽減してくれます。

ぜひ情報保護モードを活用して Gmail のセキュリティを高めてください。

※当ブログではGoogle Workspaceに関する質問を受け付けております。「Google Workspaceでこんなことできる?」「自社と同じ業種ではどんな活用事例がある?」など、なんでもご相談ください。

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31 COMMENTS

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