Gmail のアーカイブ機能を使いこなす！削除との違い、使い方を解説！

Gmail には、受信トレイからメールを一時的に隠せる便利なアーカイブがあります。

アーカイブは、Gmail を使いこなす上で欠かせない機能ですが、その名前からは具体的な機能がイメージしにくく、意外と使いこなせていない人が多いのが現状です。

僕は Google Workspace の営業や導入支援を担当しており、日々お客様に Gmail の使い方をご紹介しています。

この記事ではそんな経験を踏まえ、Gmail のアーカイブの使い方や、削除との違いについて分かりやすく解説します。

この記事を読めば、あなたの Gmail の生産性が飛躍的に向上すること間違いなしです。

Gmail をもっと便利に使いたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

Gmail のアーカイブはメールを受信トレイから一時的に隠す機能

Gmail のアーカイブは、メール管理の効率化に欠かせません。受信トレイからメールを一時的に隠すことで、重要なメールに集中できます。

アーカイブは完了したタスクや読み返すのが不要なメールを整理するのに最適です。削除とは異なりメールデータは保持されるため、後から検索や参照も可能です。

アーカイブを活用すれば、受信トレイには常に最新かつ重要なメールのみが表示されるようになります。未処理のメールや緊急性の高い案件への対応がスムーズになり生産性向上に繋がります。

アーカイブは Gmail を使いこなすために必須のスキルと言えるでしょう。

ともや

1度アーカイブの便利さを知ると、受信トレイにメールが残っている状態が気になって仕方なくなります。僕自身、退勤時には受信トレイを空にするのが習慣になっています。

ちなみに後から対応が必要なメールには、アーカイブではなくスヌーズがおススメです。

スヌーズは指定した日時までメールを一時的に隠し、設定したタイミングで再び受信トレイに表示させる機能です。

これにより重要なメールを見逃すことなく、適切なタイミングで対応できます。

スヌーズについては以下の記事を参考にしてください。

メールのアーカイブは非常に簡単で、メールを開いて画面上部のツールバーにあるアーカイブ（ファイルボックスに下向きの矢印）をクリックするだけです。

間違えてアーカイブをした場合は、アーカイブ直後に表示されるポップアップの取消をクリックします。

ともや

ポップアップが表示される時間は約10秒と非常に短いので注意してください。

アーカイブされたメールは受信トレイからはなくなり、すべてのメールや検索で確認できます。

スマホの場合はアーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプするだけです。

パソコンのようにアイコンを選択する必要もないので、手軽にアーカイブできます。

アーカイブしたメールはドラッグアンドドロップ、あるいは受信トレイに移動をクリックして受信トレイに戻すことも可能です。

Gmail のアーカイブと削除はどちらもメールを整理するための機能ですが、その用途は大きく異なります。