Google ドライブに保存したデータを安全に共有したいと考えたときに、有効期限を設定したいと考える人はたくさんいます。
しかしどのように設定すればいいのか解説している記事は少ないため、Google ドライブのデータに有効期限を設定できないと勘違いしている人も少なくありません。
僕は仕事で Google Workspace の導入支援や Google ドライブの講習会を実施しており、また Google Workspace のプロフェッショナル資格も保有しているため、Google ドライブの機能は熟知しています。
この記事ではそんな僕が Google ドライブのデータに有効期限を設定する方法を解説します。
この記事を読めばマイドライブと共有ドライブ、それぞれの有効期限の設定方法が分かります。
Google ドライブのデータに有効期限を設定する方法を知りたい人は、ぜひ最後まで読んでみてください。
Google ドライブは Google の大容量クラウドストレージ
Google ドライブとは Google が提供する大容量クラウドストレージです。
パソコンやスマートフォン、タブレットなどあらゆるデバイスからアクセスでき、文書や画像、音楽、動画などの様々なファイルを保存できます。
容量もプランによって1アカウント最低30GB、最大5TBもの容量があります。
Google ドライブについて詳しく知りたい人は、以下の記事を参考にしてください。
Google ドライブのデータに有効期限を設定する方法
Google ドライブにはマイドライブと共有ドライブがあり、それぞれで設定方法が異なります。
先に結論をお伝えすると、マイドライブには有効期限を設定する機能がありますが、共有ドライブにはその機能がありません。
しかし他の手段で代替可能なので、その方法を以下で紹介します。
マイドライブで有効期限を設定して共有する
マイドライブのファイルを共有する場合、共有相手のアクセスレベルを設定する画面で有効期限を設定できます。
有効期限を追加をクリックして鉛筆マークをクリックすると、日時を入力する画面が表示されます。
有効期限が切れる日時を選択して完了をクリックして設定終了です。
共有相手は設定した期限までファイルにアクセスでき、有効期限が切れると共有相手の権限は削除されます。
フォルダは閲覧者にしか期限を設定できない
ファイルには編集者にも有効期限を設定できますが、フォルダには閲覧者（コメント可）までにしか有効期限を設定できません。
2022年11月のアップデートがあるまで、ファイルにも閲覧者（コメント可）までにしか有効期限を設定できませんでした。
共有ドライブで有効期限を設定して共有する
先ほどお伝えした通り、共有ドライブには有効期限を設定する機能はありません。
以下の方法で代替する必要があります。
Google Apps Script（以下、GAS）で期限を設定する
GASとはGoogleが開発・提供しているプログラミング言語です。
JavaScriptをベースにしており、Gmail、Google スプレッドシート、Google ドライブなどの Google Workspace の各サービスと連携して、様々な自動化や拡張機能を実現することができます。
GASの具体的な活用例は以下の通りです。
- 特定の条件に応じて Gmail を自動送信する
- Google スプレッドシートのデータを自動で更新する
- Google カレンダーの予定を自動で入力する
- Google チャットで通知を受け取る
- Google ドライブのデータを自動で削除する
このGASを利用することで、擬似的に共有ドライブのデータに有効期限を設定可能です。
GAS に関しては以下の記事を参考にしてください。
僕は元々文系でプログラミング未経験でしたが、GASは簡単で取り組みやすかったです。GASを活用できると Google Workspace でやれることが一気に広がります。ぜひGASを習得してみてください。
サードパーティ製品で有効期限を設定する
共有ドライブに有効期限を設定できるサードパーティ製品もあるので、それらを導入するのも1つの手です。
サードパーティ製品を利用すると有効期限が切れたファイルから共有相手の権限が自動的に削除されるため、GASのコード誤りや手動の権限削除によるデータ漏洩リスクを低減することができます。
費用はかかってしまいますが、GASを学んだり共有ドライブの運用を見直したりする手間も必要ないです。
有効期限の設定よりも共有ドライブの設計や運用を考える方が重要
共有ドライブに有効期限を設定できないのは、Google が必要ないと判断したからになります。
データを追加したメンバー全員で共有できるのが共有ドライブの良さであり、共有ドライブは階層を浅くたくさん作ることが推奨されています。
この設計と運用が正しく行われていると、有効期限を設定しなくても問題ないことがほとんどです。
もしも有効期限を設定しないといけないとしたら、まずは共有ドライブの設計や運用方法を見直した方がいいかも知れません。
僕も仕事で Google Workspace の相談を受けたり講習会を実施したりしますが、その多くが Google ドライブの運用に関してです。ネットで調べても正しい設計と運用方法は分からないことが多いので、気になる人は問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください！
Google ドライブのデータに有効期限を設定して、データを安全に共有しよう
以上でGoogle ドライブのデータに有効期限を設定する方法の解説を終わります。
マイドライブは基本機能で対応しており、有効期限を設定することで安全にデータを共有できます。
共有ドライブは基本機能では対応していませんが、GASやサードパーティ製品で対応可能です。
ぜひ Google ドライブのデータに有効期限を設定して、安全なデータ共有を実現してみてください。
